Eğer kendi işinizi yapıyorsanız ve bir müşteriyle görüşmek için Uber'e ya da bir iş seyahati için havaalanına Lyft'e biniyorsanız, o ücret neredeyse her zaman vergiden düşülebilir bir iş masrafıdır. Zor olan kısım bunun sayıldığını bilmek değil — onu doğru tutarla, muhasebecinizin ya da bir vergi dairesinin bakışına dayanacak şekilde temiz bir biçimde yakalamaktır. Yolculuk paylaşımı fişleri masraf uygulamalarına şaşırtıcı derecede düşmandır. İşte nedeni ve Enceipt'in onları nasıl ele aldığı.
Yolculuk paylaşımı seyahatleri neden düşülebilir
Serbest çalışanlar ve taşeronlar için, açık bir iş amacı olan seyahat meşru bir masraftır. Bir müşteri sahasına, bir konferansa, bir tedarikçiye veya bir iş gezisi için havaalanına yapılan yolculuk, ders kitabı örneğidir. Kategori genellikle Seyahat'tir ve yolculuk gerçekten iş içinse, ücret — bahşiş ve rezervasyon ücretleri dahil — düşülebilir.
İşin püf noktası belgelemedir. Bir indirim, ancak arkasındaki kayıt kadar iyidir. "Sanırım mart ayında bir taksiye yaklaşık yirmi dolar harcadım" bir kayıt değildir. Tam toplamı, sağlayıcıyı ve ideal olarak yolculuğu gösteren tarihli bir fiş ise kayıttır.
Sorun: Uber ve Lyft PDF'leri dağınıktır
Bir Uber fişi PDF'ini açın ve üzerinde ne kadar çok metin olduğuna bakın. Ücret var, evet — ama aynı zamanda alış adresi, varış adresi, posta kodları, sürücünün adı, bir plaka parçası, yoğunluk çarpanları, promosyon kredileri ve bir harita da var. Naif bir metin tarayıcısına göre, beş haneli bir posta kodu bir dolar tutarına çok benziyor ve sayfadaki en büyük sayı her zaman gerçekte ödediğiniz toplam değildir.
İşte bu yüzden genel tarayıcı uygulamaları yolculuk paylaşımı fişlerini bu kadar sık yanlış yapar. İlk büyük sayıyı, ya da en alttaki sayıyı, ya da tesadüfen bir para birimi simgesinin yanında duran bir sayıyı kaparlar — ve siz $24.50 yerine $60616 (bir Chicago posta kodu) ile ya da gerçek ücret yerine bahşiş öncesi ara toplamla baş başa kalırsınız.
Enceipt bunu nasıl çözer
Enceipt'in ayrıştırıcısı bölge duyarlıdır. Fişi düz bir sayı torbası gibi ele almak yerine, bir fişin anatomisini anlar: satıcı kimliğinin nerede görünme eğiliminde olduğunu, adreslerin nerede kümelendiğini ve nihai toplamın genellikle "Toplam", "Tahsil edilen toplam" veya "Tutar" gibi etiketlere göre nerede basıldığını. Posta kodlarına veya adreslere benzeyen sayıları aktif olarak değersizleştirir ve ödediğiniz tutar olarak etiketlenen rakamı tercih eder.
Sonuç: Bir Uber veya Lyft fişini Enceipt'e paylaştığınızda, inceleme ekranı yolculuk toplamıyla — posta koduyla değil, ara toplamla değil — birlikte, tarih ve önerilen bir Seyahat kategorisiyle önceden doldurulmuş olarak gelir.
Adım adım
Bir yolculuk paylaşımı seferini yakalamak yaklaşık on saniye sürer:
- Uber veya Lyft uygulamasında yolculuğu açın ve fişi PDF olarak paylaşmayı ya da dışa aktarmayı seçin.
- Paylaşım sayfasından Enceipt'i seçin. PDF'i önce indirmeniz gerekmez.
- Enceipt, PDF'i cihazınızda okur ve inceleme ekranını satıcı, toplam ve tarih önceden doldurulmuş olarak açar.
- Seyahat kategorisini onaylayın ya da tek dokunuşla değiştirin.
İpucu: vergiden düşülebilir olarak işaretleyin
İnceleme ekranında bir vergiden düşülebilir anahtarı vardır. İş yolculukları için açın. Bu tek işaret, aylar sonra yalnızca düşülebilir masrafları içeren bir rapor oluşturmanızı sağlar — tam olarak muhasebecinizin istediği dilim, kişisel yolculuklarınızın hiçbiri karışmadan.
Yılın seyahat raporunu tek dokunuşla oluşturun
Vergi dönemi geldiğinde, bir yıllık fişin arasında gezinmek istemezsiniz. Enceipt'te:
- Rapor oluşturucuyu açın ve tarih aralığını seçin — örneğin tüm vergi yılı.
- Seyahat kategorisine ve isteğe bağlı olarak vergiden düşülebilirlik durumuna göre filtreleyin.
- Bir PDF ya da CSV dışa aktarın.
Her biri tarihi, sağlayıcısı ve tam toplamıyla birlikte her iş yolculuğunun kalem kalem listesini, artı bir kategori ara toplamını elde edersiniz. Teslim edin ve yola devam edin.
Birkaç iyi alışkanlık
- Yolculuğu aynı gün yakalayın. Saniyeler sürer ve onu daha sonra hiçbir zaman yeniden oluşturmak zorunda kalmazsınız.
- Düşülebilir işaretinde dürüst olun. Yalnızca gerçek bir iş amacı olan yolculukları işaretleyin; raporu güvenilir kılan o disiplindir.
- Ekran görüntüsünü değil, PDF'i saklayın. Gerçek PDF'i paylaşmak, ayrıştırıcıya çalışacak en temiz metni verir, bu da daha az düzeltme demektir.
- Amaç açık değilse tek satırlık bir not ekleyin. "Şehir merkezinde müşteri görüşmesi" gibi hızlı bir not, çıplak bir ücreti savunulabilir bir kayda dönüştürür ve Enceipt onu, siz veya muhasebeciniz aylar sonra geriye baktığınızda kullanmak üzere masrafın yanında saklar.
Deneyin
Yolculuk paylaşımı fişleri bir masraf uygulamasının mükemmel testidir, çünkü tam olarak tembel ayrıştırıcıları yanıltan türden dağınık belgelerdir. Enceipt onları doğru okur, her şeyi cihazınızda tutar ve dağınık ücretlerle dolu bir yılı tek bir temiz seyahat raporuna dönüştürür.